Privacyverklaring Zorg & Hoop

1. Wie zijn wij?

Zorg & Hoop is een organisatie die begeleiding en dagbesteding aanbiedt aan kinderen en jongeren.

Zorg & Hoop richt zich onder andere op kinderen die ondersteuning nodig hebben op het gebied van ontwikkeling, gedrag, sociaal-emotioneel functioneren, structuur en participatie.

Zorg & Hoop is voor de verwerking van persoonsgegevens in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van:

• kinderen die begeleiding of dagbesteding ontvangen;
• ouders en wettelijke vertegenwoordigers;
• contactpersonen en andere betrokkenen rondom het kind;
• medewerkers, stagiaires en vrijwilligers;
• verwijzers en professionals die betrokken zijn bij de begeleiding;
• samenwerkingspartners en zorgaanbieders;
• personen die contact met Zorg & Hoop opnemen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Algemene persoonsgegevens

• voor- en achternaam;
• geboortedatum en geboorteplaats;
• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• gegevens van ouders/verzorgers;
• gegevens van wettelijke vertegenwoordigers;
• gegevens over de school;
• gegevens van contactpersonen en betrokken professionals.

Gegevens over de begeleiding

Wanneer dit noodzakelijk is voor de begeleiding kunnen wij gegevens verwerken over:

• hulpvragen en ondersteuningsbehoeften;
• ontwikkeling van het kind;
• gedrag en sociaal-emotioneel functioneren;
• begeleidingsdoelen;
• voortgang en evaluaties;
• gemaakte afspraken;
• observaties en rapportages;
• informatie die noodzakelijk is voor een goede en veilige begeleiding.

Bijzondere persoonsgegevens

Omdat Zorg & Hoop kinderen begeleidt, kan het noodzakelijk zijn om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld gegevens over:

• gezondheid;
• medische bijzonderheden;
• allergieën;
• medicijngebruik;
• dieet of voedingsbehoeften;
• psychische of psychosociale omstandigheden;
• eventuele beperkingen of ondersteuningsbehoeften.

Wij verwerken dergelijke gegevens alleen wanneer hiervoor een wettelijke grondslag bestaat en wanneer dit noodzakelijk is voor de zorg, begeleiding, veiligheid of wettelijke verplichtingen van Zorg & Hoop.

Administratieve gegevens

Daarnaast kunnen wij gegevens verwerken die nodig zijn voor:

• inschrijving en plaatsing;
• planning;
• administratie;
• facturatie;
• declaraties;
• contracten;
• communicatie met ouders/verzorgers;
• communicatie met gemeenten of andere opdrachtgevers;
• wettelijke rapportages.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Zorg & Hoop verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en noodzakelijke doeleinden.

Dit kan onder andere zijn:

• het uitvoeren van de begeleiding en dagbesteding;
• het bieden van passende en veilige ondersteuning;
• het opstellen en evalueren van begeleidingsdoelen;
• het volgen van de ontwikkeling en voortgang van het kind;
• het onderhouden van contact met ouders/verzorgers;
• het samenwerken met betrokken professionals;
• het uitvoeren van afspraken met gemeenten, verwijzers of andere opdrachtgevers;
• administratie en financiële afhandeling;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het waarborgen van de veiligheid van kinderen en medewerkers;
• het behandelen van klachten, incidenten en meldingen;
• het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening.

Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.

5. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

De AVG vereist dat voor iedere verwerking een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan Zorg & Hoop persoonsgegevens verwerken op basis van bijvoorbeeld:

• de uitvoering van een overeenkomst;
• een wettelijke verplichting;
• het beschermen van vitale belangen;
• toestemming van de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger, wanneer toestemming de juiste grondslag is;
• een gerechtvaardigd belang, wanneer aan de wettelijke voorwaarden daarvoor wordt voldaan.

Voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens gelden aanvullende wettelijke voorwaarden. Zorg & Hoop zal deze gegevens daarom extra zorgvuldig behandelen.

6. Gegevens van kinderen

Bij Zorg & Hoop staat de bescherming van kinderen centraal.

Wij verwerken persoonsgegevens van kinderen uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de begeleiding, veiligheid, administratie of het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wij besteden extra aandacht aan de bescherming van gegevens van minderjarigen. In situaties waarin toestemming vereist is, vragen wij deze aan de ouder(s), wettelijke vertegenwoordiger(s) of andere bevoegde persoon, afhankelijk van de wettelijke situatie.

7. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

Zorg & Hoop deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is.

Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens worden gedeeld met:

• ouders/verzorgers of wettelijke vertegenwoordigers;
• gemeenten;
• verwijzers;
• scholen;
• jeugdhulporganisaties;
• zorgprofessionals;
• andere betrokken hulpverleners;
• zorgverzekeraars of andere financiers, indien van toepassing;
• toezichthoudende of bevoegde overheidsinstanties;
• leveranciers die namens Zorg & Hoop persoonsgegevens verwerken.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens Zorg & Hoop verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de bescherming van deze gegevens, bijvoorbeeld door middel van een verwerkersovereenkomst.

Wij verstrekken persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden.

8. Samenwerking met scholen en andere professionals

Wanneer het voor de begeleiding van een kind noodzakelijk is om informatie uit te wisselen met een school, hulpverlener of andere betrokken professional, gebeurt dit alleen binnen de grenzen van de AVG en andere toepasselijke wetgeving.

Wanneer toestemming vereist is, vragen wij hiervoor vooraf toestemming aan de ouder(s)/wettelijke vertegenwoordiger(s) of de betrokkene.

Wij streven ernaar uitsluitend die informatie te delen die noodzakelijk is voor het betreffende doel.

9. Foto's en beeldmateriaal

Zorg & Hoop kan in sommige situaties foto's of ander beeldmateriaal maken van activiteiten.

Wij publiceren foto's waarop kinderen herkenbaar zijn niet zomaar op onze website, sociale media of andere openbare communicatiekanalen.

Wanneer hiervoor toestemming nodig is, vragen wij hiervoor afzonderlijk toestemming aan de ouder(s)/wettelijke vertegenwoordiger(s).

Toestemming voor beeldmateriaal staat los van toestemming voor de begeleiding en kan altijd worden ingetrokken voor toekomstige publicaties.

10. Website en cookies

Wanneer u onze website www.zorgenhoop.com bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browsergegevens en informatie over het gebruik van de website.

Zorg & Hoop gebruikt alleen cookies en vergelijkbare technieken voor zover dit noodzakelijk is of wanneer hiervoor volgens de wet toestemming vereist is.

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij, indien wettelijk vereist, vooraf toestemming.

Meer informatie over het gebruik van cookies wordt opgenomen in ons cookiebeleid.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Zorg & Hoop neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• ongeoorloofde toegang;
• onbevoegde wijziging;
• onrechtmatige verwerking;
• openbaarmaking;
• vernietiging.

Wij kunnen onder andere gebruikmaken van:

• wachtwoordbeveiliging;
• toegangsbeperking;
• beveiligde digitale systemen;
• fysieke beveiliging van dossiers;
• autorisaties voor medewerkers;
• vertrouwelijkheidsafspraken;
• periodieke controle van toegangsrechten.

Medewerkers en andere personen die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn verplicht vertrouwelijk met deze informatie om te gaan.

12. Datalekken

Wanneer ondanks onze beveiligingsmaatregelen sprake is van een datalek, beoordeelt Zorg & Hoop dit volgens de daarvoor geldende procedures.

Indien wettelijk verplicht, wordt een datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of worden betrokkenen hierover geïnformeerd.

13. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Zorg & Hoop bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn van toepassing is.

De exacte bewaartermijn kan verschillen per type dossier of verwerking.

Daarbij kunnen onder andere de volgende categorieën worden onderscheiden:

• cliënt- en begeleidingsgegevens: conform de wettelijke bewaartermijn die op de betreffende dienstverlening van toepassing is;
• administratieve en financiële gegevens: zolang als wettelijk verplicht;
• gegevens die nodig zijn voor contracten en overeenkomsten: gedurende de looptijd en zolang als noodzakelijk daarna;
• klachten- en incidentgegevens: zolang als noodzakelijk voor behandeling, evaluatie en eventuele wettelijke verplichtingen;
• toestemmingsregistraties: zolang als nodig om aan te kunnen tonen dat toestemming rechtmatig is verkregen.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

14. Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de omstandigheden en wettelijke uitzonderingen, het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten aanvullen;
• onder bepaalde omstandigheden uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
• onder bepaalde omstandigheden de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens over te laten dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• toestemming voor een verwerking in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Voor gegevens van een minderjarig kind kan het uitoefenen van deze rechten afhankelijk zijn van het ouderlijk gezag, de leeftijd van het kind en de specifieke wettelijke situatie.

15. Hoe kunt u een privacyverzoek indienen?

Heeft u een vraag over uw persoonsgegevens of wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten?

U kunt contact opnemen met:

Wij kunnen u vragen om voldoende informatie te verstrekken om uw identiteit vast te stellen. Dit doen wij om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

Wij behandelen verzoeken binnen de wettelijke termijn.

16. Vertrouwelijkheid

Alle medewerkers, stagiaires, vrijwilligers en andere personen die namens Zorg & Hoop toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan vertrouwelijkheid.

Informatie over kinderen en gezinnen wordt uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden en wanneer dit wettelijk is toegestaan.

Wanneer de veiligheid van een kind in het geding is, kunnen wettelijke verplichtingen met betrekking tot signalering, meldingen en de meldcode van toepassing zijn. In dergelijke situaties kan Zorg & Hoop verplicht zijn informatie te delen zonder voorafgaande toestemming.

17. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop Zorg & Hoop met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u eerst contact met ons opnemen via info@zorgenhoop.com.

Wij proberen uw klacht zo zorgvuldig mogelijk te behandelen en samen met u tot een oplossing te komen.

U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy en persoonsgegevens.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Zorg & Hoop kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of de wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op: www.zorgenhoop.com/privacy.

Wij adviseren ouders/verzorgers en andere betrokkenen om deze privacyverklaring regelmatig te bekijken.

19. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Zorg & Hoop met persoonsgegevens omgaat?

Neem dan contact met ons op:

Laatst bijgewerkt: augustus 2026